Kwito — Instrukcja obsługi
Kompleksowy system do zarządzania fakturami, kontrahentami, magazynem i raportami. Zintegrowany z KSeF (Krajowy System e-Faktur).
Spis treści
Wystawiaj i wysyłaj faktury do klientów bezpośrednio z systemu
Automatyczne pobieranie faktur zakupowych z systemu Ministerstwa Finansów
Zrób zdjęcie paragonu lub faktury — system sam odczyta dane
Automatyczne zestawienia miesięczne wysyłane do biura rachunkowego
Baza klientów i dostawców z historią transakcji
Dane przechowywane w bezpiecznej chmurze, szyfrowane połączenie HTTPS
Szybki start
Zacznij pracę z systemem w kilku krokach.
Pierwsze krokiCo zrobić zaraz po pierwszym logowaniu
Przejdź do Ustawienia → Firma. Wpisz pełną nazwę, NIP, adres i numer konta bankowego. Te dane pojawiają się na każdej wystawionej fakturze — uzupełnij je przed wystawieniem pierwszej faktury.
W Ustawienia → Firma możesz wgrać logo — będzie widoczne na wydrukach faktur i w PDF-ach wysyłanych do klientów.
Przejdź do Ustawienia → KSeF. Potrzebujesz tokena API z systemu Ministerstwa Finansów — szczegółowy opis poniżej ↓. Jeśli masz problem z konfiguracją, napisz do nas: faktury@kwito.pl.
Przejdź do Klienci → Nowy klient. Możesz też dodawać kontrahentów na bieżąco w trakcie wystawiania faktury — system podpowiada z bazy i pobiera dane z GUS po NIP.
Kliknij zielony przycisk + Dodaj w górnym pasku → Faktura wychodząca. System automatycznie nada kolejny numer. Fakturę możesz pobrać jako PDF, wysłać mailem lub od razu wysłać do KSeF.
faktury@kwito.pl
Menu boczne zawiera wszystkie moduły. Aktualna sekcja jest podświetlona niebieską kreską. Na górze pasek z wyszukiwarką, powiadomieniami i przyciskiem „+ Dodaj".
Faktury sprzedaży
Wystawiaj faktury VAT, proformy i rachunki. Wysyłaj PDF mailem jednym kliknięciem.
Wystawianie fakturyKrok po kroku
Lub przejdź do menu Faktury sprzedaży i kliknij przycisk Nowa faktura. Otwiera się formularz.
Wpisz fragment nazwy lub NIP — pojawi się podpowiedź z bazy kontrahentów. Jeśli klient jest nowy, dodaj go najpierw w Kontrahentach lub kliknij „Dodaj nowego klienta" w formularzu.
Kliknij „+ Dodaj pozycję". Wpisz nazwę usługi/towaru, ilość, cenę netto i stawkę VAT. System automatycznie oblicza wartości brutto i sumę.
Data wystawienia, data sprzedaży i termin płatności (domyślnie 14 dni). Dostępne metody: przelew, gotówka, karta.
Kliknij Zapisz fakturę. Następnie możesz: pobrać PDF, wysłać mailem do klienta lub wysłać do KSeF.
| Lp | Nazwa usługi/towaru | Ilość | Cena netto | VAT | Wartość brutto |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Usługi programistyczne | 1 godz. | 500,00 zł | 23% | 615,00 zł |
| 2 | Hosting serwera | 1 mies. | 80,00 zł | 23% | 98,40 zł |
Wygenerowany PDF faktury gotowy do druku lub przesłania
PDF faktury trafia bezpośrednio na email klienta
Faktura trafia do Krajowego Systemu e-Faktur (obowiązkowe od 2026)
Gdy klient przeleje pieniądze, oznacz fakturę jako rozliczoną
| Nr faktury | Data | Klient | Brutto | Status | KSeF | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| FV/04/2025/001 | 2025-04-01 | ABC Sp. z o.o. | 713,40 zł | Zapłacona | KSeF ✓ | ⋯ |
| FV/04/2025/002 | 2025-04-10 | XYZ S.A. | 2 460,00 zł | Oczekuje | — | ⋯ |
Boksy KPI u góry aktualizują się na bieżąco i odzwierciedlają aktywne filtry. Nawigacja strzałkami ← → zmienia miesiąc.
Faktury zakupowe
Trzy sposoby dodawania faktur: automatycznie z KSeF, przez OCR (zdjęcie/skan) lub ręcznie.
Faktury zakupowePobieranie, skanowanie i ręczne wprowadzanie
automatycznie
zdjęcie/PDF
formularz
w systemie
dla księgowej
Faktury od dostawców zarejestrowanych w KSeF pobierają się automatycznie 4 razy dziennie (06:00, 10:00, 14:00, 18:00).
Cron co 4 godziny pobiera nowe faktury zakupowe z KSeF i dodaje je do systemu z pełnymi pozycjami VAT.
W Faktury zakupowe faktury z KSeF są oznaczone niebieską etykietą KSeF. Mają pełne pozycje z różnymi stawkami VAT.
Kliknij fakturę i edytuj ją, żeby dodać kategorię (np. „Paliwo", „Biuro", „Usługi IT") — ułatwia to analizę kosztów.
Faktura przyszła mailem jako PDF lub masz paragon ze stacji? Wgraj plik — system spróbuje odczytać dane.
Otwiera się formularz z polem „Załącz dokument" na samej górze.
Kliknij „Wybierz plik". Plik jest od razu archiwizowany w systemie — niezależnie od tego czy OCR zadziała.
System próbuje odczytać: numer faktury, datę, kwotę. Widzisz zielony komunikat „Plik zapisany. OCR: rozpoznano X pól". Sprawdź i popraw ewentualne błędy.
Jeśli faktura ma różne stawki VAT (np. 8% i 23%), dodaj wiersze w tabeli „Pozycje VAT". System zsumuje automatycznie.
Faktura jest w systemie z oryginalnym plikiem. Księgowa ma do niego dostęp przez swój raport miesięczny.
| Opis | Netto | Stawka | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|---|
| Paliwo ON | 200,00 | 23% | 46,00 | 246,00 |
| Mycie | 20,00 | 8% | 1,60 | 21,60 |
| Razem: | 47,60 | 267,60 | ||
Faktura za internet, telefon, leasing — przychodzi co miesiąc ten sam dostawca? Nie wpisuj danych od nowa.
Wejdź w jej szczegóły.
Przycisk w górnym pasku widoku szczegółów. Zostaje otwarta nowa faktura z tymi samymi danymi dostawcy i pozycjami VAT.
Tylko co się zmieniło w nowym miesiącu.
Użyj pola „Zastąp plik" i wgraj PDF z tego miesiąca. Stary skan nie jest kopiowany.
Integracja z KSeF
Krajowy System e-Faktur — wysyłanie faktur sprzedaży i pobieranie faktur zakupowych.
KSeF — Krajowy System e-FakturMinisterstwo Finansów · api.ksef.mf.gov.pl
KSeF to rządowy system wymiany faktur elektronicznych. Od 2026 roku każda faktura B2B musi trafić do KSeF i otrzymać unikalny numer KSeF.
Wystawiasz fakturę → klikasz „Wyślij do KSeF" → faktura dostaje oficjalny numer KSeF
Dostawca wystawia fakturę w KSeF → system automatycznie ją pobiera co 4 godziny
Otwórz https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ (Aplikacja Podatnika KSeF — środowisko produkcyjne).
Na stronie „Zaloguj się na KSeF" wybierz metodę logowania:
- Login.gov.pl — najwygodniejsza opcja: mObywatel, e-Dowód, bankowość elektroniczna lub Profil Zaufany. Kliknij „Zaloguj przez login.gov.pl".
Po zalogowaniu pojawi się ekran „Podaj identyfikator podmiotu, w imieniu którego chcesz wystawiać i odbierać faktury oraz zarządzać uprawnieniami":
- W polu Identyfikator wybierz NIP podmiotu
- W polu NIP firmy wpisz 10-cyfrowy NIP swojej firmy (bez myślników)
- Kliknij „Przejdź dalej"
Logujesz się jako osoba reprezentująca firmę — używasz swojego prywatnego Profilu Zaufanego / mObywatela, ale następnie wskazujesz NIP firmy, w imieniu której będziesz działać.
Po zalogowaniu, w menu głównym znajdź „Tokeny" lub „Zarządzanie tokenami". Kliknij „Generuj nowy token".
Wybierz uprawnienia (zaznacz oba):
- Wystawianie faktur — pozwala wysyłać faktury sprzedaży do KSeF
- Odczyt faktur zakupowych — pozwala automatycznie pobierać faktury od dostawców
Kliknij „Generuj". Skopiuj wyświetlony token — pokazuje się tylko raz!
Przejdź do Ustawienia → KSeF. Wpisz NIP firmy i wklej skopiowany token, następnie kliknij „Zapisz". System automatycznie łączy się ze środowiskiem produkcyjnym KSeF (api.ksef.mf.gov.pl).
Po zapisaniu tokenu możesz wysyłać faktury sprzedaży do KSeF (przycisk „Wyślij do KSeF" na fakturze) oraz synchronizować faktury zakupu od dostawców (Faktury zakupu → „Pobierz z KSeF").
Przejdź do Faktury sprzedaży → kliknij na fakturę.
Przycisk w górnym pasku szczegółów faktury. System wysyła XML w formacie FA(3) do systemu MF.
Po chwili faktura otrzymuje numer referencyjny KSeF. Na liście faktur pojawi się etykieta KSeF ✓.
Cron (harmonogram automatyczny) uruchamia się o 06:00, 10:00, 14:00 i 18:00 każdego dnia i pobiera nowe faktury zakupowe z KSeF.
cron
MF
w systemie
badge
KSeF bywa skomplikowany przy pierwszej konfiguracji. Chętnie pomożemy — bezpłatnie, w ramach Twojego konta Kwito.
Odpowiadamy w ciągu kilku godzin w dni robocze
NIP firmy, komunikat błędu (jeśli jest), czy masz profil zaufany czy certyfikat
Raporty dla księgowej
Automatyczne miesięczne zestawienie faktur z linkami do podglądu bez logowania.
Raport miesięcznyAutomatyczny + możliwość wysłania ręcznego
Każdego 1. dnia miesiąca o godz. 09:00 system automatycznie wysyła do biura rachunkowego email z zestawieniem wszystkich faktur z poprzedniego miesiąca.
Email zawiera dwie tabele: faktury sprzedaży i faktury zakupowe, z kolumnami: numer, data, kontrahent (z NIP), netto, VAT, brutto oraz link „📄 Podgląd" do każdego dokumentu.
| Nr faktury | Data | Kontrahent | Netto | VAT | Brutto | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| FV/03/001 | 01.03.2025 | ABC Sp. z o.o. NIP: 123-456-78-90 | 500,00 | 115,00 | 615,00 | 📄 Podgląd |
| FV/03/002 | 15.03.2025 | XYZ S.A. NIP: 987-654-32-10 | 1 200,00 | 276,00 | 1 476,00 | 📄 Podgląd |
Każdy link „📄 Podgląd" prowadzi na stronę z gotowym do wydruku widokiem faktury — bez konieczności logowania.
Pełny widok faktury z danymi sprzedawcy, nabywcy, pozycjami i kwotami. Przycisk druku.
Dane faktury + podgląd lub pobranie oryginalnego PDF/zdjęcia dołączonego przez użytkownika.
Chcesz wysłać raport za konkretny miesiąc bez czekania na automatykę? Możesz to zrobić ręcznie.
(Sekcja widoczna tylko dla superadmina)
W karcie „Wyślij zestawienie" wybierz firmę z listy i miesiąc (np. 2025-03).
Email trafia natychmiast na adres księgowej skonfigurowany w Ustawieniach → Email.
Adres email do wysyłki zestawień ustawiasz w Ustawienia → Email/SMTP → pole „Adres księgowej".
Kontrahenci
Baza klientów i dostawców — z historią faktur, notatkami i wyciągiem konta.
Zarządzanie kontrahentamiKlienci, dostawcy, historia transakcji
Lub użyj przycisku „+ Dodaj → Klient" w górnym pasku.
System automatycznie uzupełnia nazwę firmy i adres z rejestru GUS. Oszczędza czas i eliminuje literówki.
Email, telefon, osoba kontaktowa. Możesz dodać wiele osób kontaktowych w zakładce „Kontakty".
Kontrahent jest dostępny w wyszukiwarce przy wystawianiu faktur i tworzeniu umów.
| Nr faktury | Data | Brutto | Status |
|---|---|---|---|
| FV/04/2025/001 | 2025-04-01 | 615,00 zł | Zapłacona |
| FV/03/2025/008 | 2025-03-15 | 1 476,00 zł | Zapłacona |
W zakładce Wyciąg zobaczysz saldo — sumę wszystkich faktur pomniejszoną o wpłaty. Idealne przy rozliczeniach z klientem.
Ustawienia systemu
Konfiguracja firmy, SMTP, KSeF, numeracji faktur i wiele więcej.
UstawieniaWszystkie opcje konfiguracyjne w jednym miejscu
Konfiguracja serwera pocztowego do wysyłania faktur i raportów.
Patrz sekcja Integracja z KSeF — pełna instrukcja generowania tokena i konfiguracji.
Widok logów automatycznych zadań — generowanie faktur cyklicznych, synchronizacja KSeF, wysyłka raportów.
Kliknij wiersz logu żeby zobaczyć szczegóły. Logi są przechowywane przez 10 dni i automatycznie czyszczone.
Zarządzaj kontami użytkowników w Twojej firmie. Możesz dodawać pracowników z rolami: admin (pełny dostęp) lub user (ograniczony).
Często zadawane pytania
Odpowiedzi na najczęstsze problemy i pytania.
Jak zmienić numerację faktur?
Przejdź do Ustawień → Firma → zmień prefiks. Numer kolejny możesz ręcznie ustawić w polu „Następny numer faktury". Zmiana dotyczy tylko nowych faktur.
Czy mogę wystawić fakturę w innej walucie?
Aktualnie system obsługuje faktury w PLN. Obsługa walut obcych jest planowana w kolejnej wersji.
Faktura wysłana do KSeF ma błąd — co robić?
Nie można cofnąć wysłanej faktury. Wystawiasz fakturę korygującą (typ FK) z odpowiednim opisem korekty. Korekta też musi trafić do KSeF.
Jak wystawić fakturę cykliczną (np. miesięczny abonament)?
Przejdź do Faktury → Cykliczne → Nowy szablon. Ustaw klienta, pozycje, cykl (miesięczny/kwartalny/roczny) i dzień miesiąca. System wygeneruje fakturę automatycznie.
Dostawca wystawił fakturę papierową — jak ją dodać?
Sfotografuj fakturę telefonem i wgraj przez „Nowa faktura zakupowa → Wybierz plik". OCR spróbuje odczytać dane. Zdjęcie jest archiwizowane w systemie i dostępne dla księgowej.
Faktura nie pojawiła się z KSeF mimo że dostawca ją wystawił
Synchronizacja KSeF odbywa się co 4 godziny. Poczekaj do następnej synchronizacji. Możesz też ją wywołać ręcznie przez Ustawienia → Logi Cron (superadmin). Sprawdź też czy token KSeF jest aktywny.
Jak działa OCR? Co robi kiedy nie rozpozna danych?
OCR (rozpoznawanie tekstu) korzysta z serwisu OCR.space. Plik jest zawsze zapisywany w systemie — niezależnie od tego czy OCR zadziała. Jeśli nie rozpozna danych, wpisujesz je ręcznie, ale oryginalny dokument jest już zarchiwizowany i dostępny dla księgowej.
Raport do księgowej nie dotarł
Sprawdź: 1) Czy w Ustawieniach → Email jest wpisany adres księgowej. 2) Czy SMTP jest poprawnie skonfigurowany (wyślij testowy email). 3) Sprawdź logi Cron — czy raport w ogóle próbował się wysłać.
Czy link z raportu dla księgowej wygasa?
Nie. Linki do podglądu faktur są bezterminowe i unikalne dla każdej faktury. Generowane są przy pierwszej wysyłce raportu i pozostają aktywne dopóki faktura jest w systemie.